Bedrijven betalen geld om producten te kunnen maken. Een kleermaker betaalt voor het materiaal, de stoffen, de naaimachines, naald en draad om kleren te kunnen maken. Alleen zijn dit niet de enige kosten die een kleermaker maakt. Net zoals de kleermaker maakt (bijna) elk bedrijf gebruik van overheadkosten.
Maar wat zijn die overheadkosten dan? Volgens Encyclo zijn overheadkosten de algemene doorgaande kosten van exploitatie. De website ‘financiële begrippen’ geeft een iets uitgebreidere definitie: kosten die niet direct aan een bepaalde productieactiviteit zijn toe te rekenen zoals de kosten van de centrale leiding van een concern. Oke, dat is ongeveer wel duidelijk. Kosten die niet direct met de productie te maken hebben, maar de kosten die de productie draaiende houdt.
Voorbeelden van overhead kosten
De kleermaker heeft natuurlijk zijn naaimachine nodig om het werk te doen, maar zonder elektriciteit zal dit naaimachine niet werken. De kleermaker heeft dus kosten voor elektriciteit. De kosten voor het pand waarin de kleermaker zich bevindt, moet je ook niet vergeten. Of wat dacht je van een boek of agenda waarin alle afspraken worden gemaakt met klanten. Dit moet natuurlijk goed georganiseerd worden. Of een website waarop de kleermaker online te vinden is en waar klanten afspraken kunnen maken. Een website host is niet altijd gratis dus hier moet je maandelijks ook geld voor betalen. Niet iedereen kan een website bouwen dus hier moet je dan iemand voor inhuren. Dat kost ook weer geld! Of wat dacht je van personeelskosten, administratiekosten en verzekeringen.
Allemaal kosten die niet direct in verbinding staan met het maken van kleren, maar het productieproces en het in stand houden van het bedrijf wel bevorderen. Een ander woord voor overhead kosten zijn vaste lasten of indirecte kosten. Dit zijn waarschijnlijk termen die je vast wel bekend voorkomen.
Neem overheadkosten mee het businessmodel
Het is belangrijk dat je overhead kosten meeneemt in je businessmodel. Want zoals beschreven zijn niet alleen de productiekosten de kosten die jij maakt als bedrijf, maar ook de over head kosten. De productiekosten voor een product kun je direct terugvragen bij de klant omdat je het meerekend in de prijs.
Het is algemeen bekend dat je omzet (aantal verkochte producten vermenigvuldigen met de prijs per product) net zo veel moet zijn als de kosten die je maakt om geen verlies te draaien. Wanneer de omzet meer is dan de kosten, heb je uiteraard winst. Om geen verlies te draaien en zelfs winst te ontvangen, moet je de productiekosten meenemen in de prijs.
Met overheadkosten gaat dit iets minder makkelijk. Hier is geen vast bedrag voor dat je kunt terug vragen bij de klant omdat deze kosten bij elk bedrijf verschillend zijn. Wanneer je voor jezelf voor ogen hebt wat de overheadkosten zijn, kun je het meenemen in de prijs. Je kunt meer inzicht krijgen in je overheadkosten en je bedrijf wanneer je het overheadpercentage berekent.
Bereken het overheadpercentage
Stap 1:
Het is belangrijk dat je het totaal weet van alle kosten. Dus zowel de productiekosten (directe kosten voor het productieproces) als de overhead kosten (indirecte kosten). Houdt rekening met het het feit dat je productiekosten altijd verschillend zijn. Het is namelijk afhankelijk van het aantal producten dat je verkoopt. Als we je een tip mogen geven: bereken het aantal producten dat je moet verkopen om break-even (geen winst of geen verlies) te staan. Hiermee kom je nooit in de schulden.
Stap 2:
Vervolgens moet je een onderscheid maken tussen het totaal van de indirecte kosten en directe kosten. Hiermee kun je het overheadpercentage berekenen. Dit doe je door alle indirecte kosten te delen door de directe kosten. De uitkomst moet je vermenigvuldigen met 100 (procent). Dus: indirecte kosten / directe kosten X honderd procent = overheadpercentage.
Stap 3:
Met het overheadpercentage kun je jouw overheadkosten beoordelen. Want hoe lager dit percentage, hoe hoger de winst kan zijn. Dat betekend dat je in verhouding weinig constante kosten hebt om je bedrijf staande te houden waardoor je makkelijker winst kunt behalen. Want voor de productiekosten betalen de klanten sowieso. Je hebt dan altijd nog de overheadkosten.
Je kunt ervoor kiezen om een klein bedrag te koppelen aan de overheadkosten. Dit bedrag kan de klant betalen zodat jij alle kosten kan betalen. Zorg er alleen niet voor dat dit bedrag te hoog is, want dit kan een reden zijn dat een klant naar de concurrent gaat.
Verlaag de overheadkosten als de cijfers te hoog zijn
Wanneer je te veel huur betaalt of te veel geld uit besteed aan personeel, kan het overheadpercentage te hoog zijn in verhouding met de andere (directe) kosten. De directe kosten verdien je altijd terug doordat de klant hiervoor betaalt. Maar de overheadkosten betaal je als het ware uit de winst en je overige geld. Daarom moeten de overheadkosten niet te hoog zijn, want je wilt natuurlijk winst behalen. Of in ieder geval geen verlies.
Te veel overheadkosten kunnen verminderd worden door een eventuele reorganisatie en een kritische blik naar je indirecte kosten. Soms is dit nodig om je bedrijf staanden te houden. Hebben jullie een duur bedrijfspand en is de grote ruimte helemaal niet nodig. Misschien kun je minder geld uitgeven aan verzekeringen, is er een goedkoper alternatief van verpakkingsmateriaal en zijn er andere goedkopere alternatieven voor dingen die je elke maand koopt. Misschien kun je met een personeelslid minder draaien. Hoe jammer dit ook is! Het is ook altijd verstandig om jonge personeelsleden aan te nemen. Hiervoor zijn de personeelskosten lager. Kortom: vaak genoeg mogelijkheden, maar kijk kritisch naar je uitgaven.
